กลไกการซิงค์ข้อมูล HubSpot

เมื่อเปิดใช้งานการเชื่อมต่อ HubSpot ระบบจะนำ Contact, บริษัท และเซกเมนต์ (รายชื่อ) ของ HubSpot เข้ามาใน Lumo และเขียนข้อมูลเพื่อน LINE ของ Lumo ลงใน Contact ของ HubSpot การซิงค์ดำเนินการโดย Lumo อัตโนมัติ คุณจึงเพียงคอยดูแลการตั้งค่าก็ใช้งานได้ตามปกติ ไม่ว่าจะเริ่มเชื่อมต่อจาก HubSpot Marketplace หรือจากตัวช่วยเชื่อมต่อของ Lumo กลไกการซิงค์ก็เหมือนกัน

ภาพรวมการซิงค์ข้อมูล

HubSpot และ Lumo ซิงค์กันในรูปแบบที่เสริมข้อมูลซึ่งแต่ละฝ่ายถนัด การอัปเดต Contact และบริษัททางฝั่ง HubSpot จะถูกดึงเข้ามายัง Lumo ส่วนข้อมูลการดำเนินการ LINE ทางฝั่ง Lumo จะถูกเขียนลงในพร็อพเพอร์ตี้ของ HubSpot

หลังเชื่อมต่อแล้ว Lumo จะดำเนินการซิงค์โดยอัตโนมัติ การตรวจสอบการตั้งค่าและการเพิ่มรายการทำได้จากหน้าจอการเชื่อมต่อ HubSpot ของ Lumo (แดชบอร์ด / ข้อมูลซิงค์ / การตั้งค่า)

ข้อมูลที่ดึงจาก HubSpot เข้ามายัง Lumo

จาก HubSpot Lumo จะดึงข้อมูลที่ใช้สำหรับคุณลักษณะของเพื่อนและการสร้างกลุ่มเป้าหมายเข้ามา

โดยค่าเริ่มต้นจะดึงชื่อ นามสกุล อีเมล และหมายเลขโทรศัพท์เข้ามา หากไม่ต้องการอีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ เอาออกจากรายการที่จะซิงค์ได้ที่หน้าจอ ข้อมูลซิงค์ ส่วนพร็อพเพอร์ตี้อื่น ๆ เพิ่มทีละรายการได้จากหน้าจอ ข้อมูลซิงค์ หลังเชื่อมต่อแล้ว

อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์เป็นการดึงเข้ามาจาก HubSpot อย่างเดียว Lumo ไม่ได้เขียนกลับไปยัง HubSpot จึงไม่ต้องกังวลว่า Lumo จะเขียนทับข้อมูลลูกค้าฝั่ง CRM

เซกเมนต์ของ HubSpot ที่ดึงเข้ามานี้ใช้เป็นเงื่อนไขของกลุ่มเป้าหมายสำหรับการส่งข้อความได้ เซกเมนต์ (รายชื่อ) ของ HubSpot คือกลุ่มลูกค้าฝั่ง HubSpot ส่วน กลุ่มเป้าหมาย ของ Lumo คือเงื่อนไขสำหรับกรองผู้รับ โดยในเงื่อนไขกลุ่มเป้าหมายของ Lumo จะเลือกเป็น "เซกเมนต์ HubSpot" ทั้งสองอย่างเป็นคนละแนวคิดกับ แท็ก ที่ติดให้เพื่อน

ข้อมูลที่ Lumo เขียนลงใน HubSpot

จาก Lumo ระบบจะเขียนพร็อพเพอร์ตี้ที่เกี่ยวกับ LINE ลงใน HubSpot เพื่อให้ทางฝั่ง HubSpot ทราบสถานะการดำเนินการ LINE ได้ด้วย

พร็อพเพอร์ตี้ที่ถูกเขียนจะแตกต่างกันไปตาม LINE Official Account ที่เชื่อมต่อและฟังก์ชันที่เปิดใช้งาน หากเปิดใช้งานการซิงค์แชทกลุ่มไว้ แชทกลุ่ม LINE จะถูกซิงค์เป็นออบเจ็กต์บริษัทของ HubSpot

"แท็ก LINE" ที่ซิงค์ที่นี่คือ แท็ก ที่ติดให้เพื่อน เป็นคนละสิ่งกับ กลุ่มเป้าหมาย ที่ใช้คัดกรองผู้รับการส่งข้อความ โปรดระวังอย่าสับสน

การบันทึกแหล่งที่มา (LINE Traffic Source)

ผู้ที่เพิ่มเพื่อนผ่าน QR โค้ดแบบกำหนดเอง ชื่อของ QR โค้ดนั้นจะถูกเก็บไว้ในคุณสมบัติ "LINE Traffic Source" ของ HubSpot คุณจึงตามได้จากเซกเมนต์และรายงานฝั่ง HubSpot ว่าเพื่อนเพิ่มขึ้นมาจากแคมเปญไหน

ระบบบันทึกเพียงครั้งแรกครั้งเดียว ผู้ติดต่อที่มีค่าอยู่แล้วจะไม่ถูกเขียนทับ แม้ภายหลังจะสแกน QR โค้ดอันอื่น ส่วนผู้ที่เพิ่มเพื่อนผ่านช่องทางอื่นที่ไม่ใช่ QR โค้ดแบบกำหนดเอง จะได้ค่ากลางที่บอกช่องทางนั้นแทน

นอกจากนี้ยังบันทึก "LINE Acquisition Route" (เส้นทางที่เพิ่มเพื่อนครั้งแรก) และ "LINE Acquisition Page" (URL ของหน้าที่เริ่มการเพิ่มเพื่อนครั้งนั้น) ด้วย ทั้งสองค่าจะบันทึกเฉพาะครั้งแรกเช่นกันและไม่เขียนทับในภายหลัง

การเขียนค่าฟิลด์กลับไปยัง HubSpot

คุณเขียนฟิลด์ของ Lumo กลับไปยังคุณสมบัติผู้ติดต่อของ HubSpot ได้ ข้อมูลที่สะสมไว้ใน Lumo เช่น ระดับสมาชิกหรือจำนวนครั้งที่มาที่ร้าน จึงนำไปใช้กับการวิเคราะห์และเวิร์กโฟลว์ฝั่ง HubSpot ได้ด้วย

• สร้างการจับคู่ (การแมป) ของฟิลด์ที่จะเขียนกลับได้ที่ "การเขียนค่าฟิลด์กลับไปยัง HubSpot" ในการตั้งค่าการเชื่อมต่อ HubSpot
• การแมปแต่ละรายการจะซิงค์ทางเดียวจาก Lumo ไปยัง HubSpot และอัปเดตอัตโนมัติทุกครั้งที่ค่าเปลี่ยน
• เมื่อใช้ "เพิ่มทีละหลายรายการ" คุณเลือกหลายฟิลด์พร้อมกัน แล้วสร้างชื่อภายในฝั่ง HubSpot จาก Prefix (เช่น lumo_) ได้ในคราวเดียว หลังสร้างเสร็จ ระบบจะนำค่าเดิมที่มีอยู่ไปลงให้ครั้งเดียว
• เขียนกลับได้ทุกประเภท ทั้งข้อความ ตัวเลข วันที่ และวันที่และเวลา

การซิงค์แท็ก LINE แบบสองทาง

แท็ก LINE วิ่งไปมาระหว่าง Lumo กับ HubSpot ได้ทั้งสองทาง แท็กที่ติดหรือถอดใน Lumo จะถูกเขียนลง HubSpot และเนื้อหาที่แก้ไขฝั่ง HubSpot ก็จะกลับมายังเพื่อนใน Lumo

คุณสมบัติฝั่ง HubSpot ที่เก็บแท็กไว้คือ "LINE user tags" ซึ่งสร้างให้อัตโนมัติตอนเชื่อมต่อ เมื่อแก้ไขค่านี้โดยคั่นด้วยจุลภาค ระบบจะแทนที่แท็กใน Lumo ของเพื่อนคนนั้นด้วยค่าจาก HubSpot ทั้งชุด เนื่องจากยึดค่าฝั่ง HubSpot เป็นหลัก แท็กที่ติดไว้เฉพาะใน Lumo จึงจะหลุดออกไป

• หากเขียนชื่อที่ยังไม่มีใน Lumo ระบบจะสร้างแท็กนั้นขึ้นใหม่แล้วติดให้
• หากเขียนชื่อแท็กที่ปิดใช้งานไว้ ระบบจะเปิดใช้งานแท็กนั้นอีกครั้ง
• หากผู้ติดต่อรายหนึ่งผูกอยู่กับเพื่อนของ LINE Official Account หลายบัญชี ระบบจะไม่นำไปใช้ เพราะตัดสินไม่ได้ว่าหมายถึงเพื่อนคนไหน
• เพื่อนที่มีจุลภาคอยู่ในชื่อแท็กก็จะไม่ถูกนำไปใช้เช่นกัน เพราะค่าที่คั่นด้วยจุลภาคไม่อาจคืนชื่อนั้นกลับมาได้เหมือนเดิม

สะดวกเมื่ออยากอัปเดตแท็กทีเดียวหลายรายการด้วยเซกเมนต์หรือเวิร์กโฟลว์ของ HubSpot ผลของการอัปเดตนำไปใช้กับกลุ่มเป้าหมายและการคัดกรองผู้รับของ Lumo ได้ทันที

ทบทวนรายการที่จะซิงค์

รายการที่ดึงเข้ามาสามารถทบทวนได้ทุกเมื่อจากหน้าจอ ข้อมูลซิงค์ หลังเชื่อมต่อแล้ว ในตอนแรกแนะนำให้ใช้เฉพาะรายการพื้นฐาน แล้วค่อย ๆ เพิ่มทีละน้อยตามการใช้งาน

เพิ่มรายการ

1. เปิด ข้อมูลซิงค์ ที่หน้าจอการเชื่อมต่อ HubSpot ของ Lumo
2. เลือกพร็อพเพอร์ตี้ที่ต้องการซิงค์จาก "เพิ่มคุณสมบัติ HubSpot"
3. เมื่อเพิ่มแล้ว ระบบจะตัดสินใจโดยอัตโนมัติว่าจะให้ความสำคัญกับค่าฝั่ง HubSpot หรือ Lumo ตามกฎการซิงค์

พร็อพเพอร์ตี้ที่ใช้แล้วจะถูกเพิ่มเข้ารายการซิงค์อัตโนมัติ

เมื่อใช้พร็อพเพอร์ตี้ของ HubSpot ในการส่งข้อความ เวิร์กโฟลว์ หรือกลุ่มเป้าหมาย ระบบจะเพิ่มพร็อพเพอร์ตี้นั้นเข้ารายการซิงค์ให้อัตโนมัติ ค่าจึงเริ่มส่งเข้ามาตั้งแต่ตอนที่เริ่มใช้ โดยไม่ต้องไปเพิ่มไว้ที่หน้าจอข้อมูลซิงค์ก่อน

ตัวแปรที่เขียนลงในเนื้อความโดยตรงอย่าง {{ hubspot.ชื่อ property }} ระบบก็อ่านตอนบันทึกแล้วเพิ่มเข้ารายการให้เช่นกันพร็อพเพอร์ตี้ที่เพิ่มเข้ามาจะถูกดึงย้อนหลังให้ผู้ติดต่อที่มีอยู่แล้วด้วย ใช้เวลาราวไม่กี่นาทีถึง 15 นาทีกว่าค่าจะครบ

หากอยากคุมรายการที่จะซิงค์จากฝั่งผู้ดูแล ให้ปิด "เพิ่มอัตโนมัติเมื่อมีการใช้งาน" ที่หน้าจอ ข้อมูลซิงค์ เมื่อปิดแล้วพร็อพเพอร์ตี้ที่ซิงค์จะมาจากการเพิ่มด้วยตนเองที่หน้าจอนี้เท่านั้นพร็อพเพอร์ตี้ที่ซิงค์อยู่แล้วจะยังคงอยู่ตามเดิม ผู้ที่สลับการตั้งค่านี้ได้มีเพียงผู้ดูแลของพื้นที่ทำงานเท่านั้น

สิ่งที่ดูได้จากหน้าจอข้อมูลซิงค์

เมื่อพยายามลบพร็อพเพอร์ตี้ที่ใช้งานอยู่ จะมีข้อความยืนยันขึ้นมา หากลบไปแล้ว การส่งข้อความและเวิร์กโฟลว์ที่ใช้พร็อพเพอร์ตี้นั้นจะไม่แสดงค่าอีกต่อไป กรุณาตรวจสอบ "ใช้งานใน" ก่อนลบ

การซิงค์เซกเมนต์ของ HubSpot

เซกเมนต์ของ HubSpot จะถูกซิงค์มายัง Lumo และใช้เป็นเงื่อนไขของกลุ่มเป้าหมายสำหรับการส่งข้อความได้ ใน HubSpot สิ่งที่เคยเรียกว่า "รายชื่อ" (List) ปัจจุบันเรียกว่า "เซกเมนต์ (รายชื่อ)"

เซกเมนต์ที่ซิงค์มาเลือกได้ที่เงื่อนไขกลุ่มเป้าหมาย "เซกเมนต์ HubSpot" ของ Lumo หากจัดเตรียมเซกเมนต์ไว้ทางฝั่ง HubSpot ก็จะนำมาใช้กำหนดกลุ่มเป้าหมายการส่งข้อความใน Lumo ได้ทันที

เซกเมนต์ที่เพิ่งเลือกเป็นผู้รับจะมีคำว่า "(ยังไม่ซิงค์)" ต่อท้าย และตัวอย่างผู้รับอาจค้างอยู่ที่ 0 คน นั่นเป็นเพราะยังไม่ได้ดึงสมาชิกเข้ามาเท่านั้น ระหว่างที่ขึ้นว่า "กำลังซิงค์สมาชิกลิสต์ HubSpot…" กรุณารอสักครู่ เมื่อซิงค์เสร็จจำนวนคนจะขึ้นมา

จังหวะของการซิงค์

การซิงค์เกิดขึ้นใน 3 จังหวะ คือ ครั้งแรก อัตโนมัติ และด้วยตนเอง หลังครั้งแรก Lumo จะอัปเดตให้อย่างต่อเนื่องโดยอัตโนมัติ จึงไม่จำเป็นต้องดำเนินการด้วยตนเองในกรณีทั่วไป

หากมีข้อมูลปริมาณมาก การซิงค์ครั้งแรกหรือการซิงค์ใหม่อาจใช้เวลาไม่กี่นาทีจึงจะเสร็จ

ตรวจสอบสถานะการซิงค์

คุณตรวจสอบได้ว่าการซิงค์เป็นไปด้วยดีหรือไม่จากสถานะการซิงค์ใน แดชบอร์ด การแสดงผลและความหมายตามสถานะมีดังนี้

ใน แดชบอร์ด ยังมีปุ่ม "ซิงค์ข้อมูลอีกครั้ง" ที่ใช้ดำเนินการด้วยตนเองได้หลังจากทบทวนการตั้งค่าแล้ว

ประวัติการซิงค์

ผลการซิงค์ในอดีตตรวจสอบได้จากประวัติการซิงค์ใน แดชบอร์ด คุณสามารถย้อนดูเนื้อหาของแต่ละครั้งที่ดำเนินการได้ในรูปแบบรายการ

หากเกิดข้อผิดพลาดต่อเนื่อง โปรดตรวจสอบข้อความในประวัติการซิงค์แล้วลองซิงค์ใหม่

ข้อมูลที่จัดการในการซิงค์กล่องข้อความ

การซิงค์กล่องข้อความเป็นฟังก์ชันที่ไม่บังคับ หากต้องการใช้ ให้เชื่อมต่อเพิ่มเติมเฉพาะกรณีนั้น แล้วจะรับการสนทนา LINE ในกล่องข้อความและ Help Desk ของ HubSpot และตอบกลับได้จากที่นั่นเลย แม้ไม่เชื่อมต่อ การซิงค์ Contact และเซกเมนต์ก็ใช้งานได้ตามปกติ

การเชื่อมต่อการซิงค์กล่องข้อความเริ่มจากการตั้งค่ากล่องข้อความทางฝั่ง HubSpot และตรวจสอบสถานะหลังเชื่อมต่อได้จากหน้าจอ การตั้งค่า ของ Lumo

สิ่งที่เกิดขึ้นเมื่อหยุดการซิงค์

เมื่อยกเลิกการเชื่อมต่อหรือถอนการติดตั้งแอป การซิงค์ใหม่จะหยุดลง แต่ข้อมูลที่สร้างไว้แล้วจะยังคงอยู่

• เมื่อยกเลิกการเชื่อมต่อ การซิงค์ Contact ใหม่ การซิงค์เซกเมนต์ และแอ็กชัน LINE ของ HubSpot Workflow จะหยุดลง
• หากยกเลิกเฉพาะการซิงค์กล่องข้อความ การซิงค์การสนทนาใหม่จะหยุดลง การตั้งค่าช่องทางทางฝั่ง HubSpot จะไม่ถูกลบโดยอัตโนมัติ
• พร็อพเพอร์ตี้หรือค่าของพร็อพเพอร์ตี้ที่สร้างไว้ใน HubSpot และประวัติการสนทนาในอดีต จะไม่ถูกลบโดยอัตโนมัติ
• หากต้องการลบข้อมูลที่ไม่จำเป็น โปรดลบด้วยตนเองทางฝั่ง HubSpot

เมื่อใช้งานไม่ได้

เมื่อการซิงค์ไม่ปรากฏผล ลองตรวจสอบปริมาณข้อมูลและสถานะการเชื่อมต่อก่อน จะช่วยให้แยกแยะสาเหตุได้ง่ายขึ้น

ศูนย์ช่วยเหลือ: https://guide.lumo.cx/hc/th

ติดต่อสอบถาม: https://www.littlehelp.co.jp/contact