การเชิญสมาชิกและการจัดการสิทธิ์

หากต้องการใช้ Lumo เป็นทีม คุณจะเชิญสมาชิกเข้าพื้นที่ทำงาน และกำหนดสิทธิ์ที่เหมาะสมให้แต่ละคน บทความนี้อธิบายขั้นตอนตั้งแต่การเชิญสมาชิก การตั้งค่าบทบาทและเทมเพลตสิทธิ์ การตั้งค่าสิทธิ์ของแต่ละฟีเจอร์ ไปจนถึงการเปลี่ยนสถานะและการลบสมาชิก

เงื่อนไขที่จำเป็นต่อการจัดการสมาชิก

ผู้ที่สามารถเชิญและจัดการสมาชิกได้มีเฉพาะผู้ดูแลระบบของพื้นที่ทำงานเท่านั้น สมาชิกทั่วไปไม่สามารถเชิญสมาชิกหรือเปลี่ยนสิทธิ์ได้

• เข้าสู่ระบบ Lumo แล้ว
• เป็นผู้ดูแลระบบของพื้นที่ทำงาน

หากไม่มีสิทธิ์ผู้ดูแลระบบ โปรดขอให้ผู้ดูแลระบบคนอื่นในพื้นที่ทำงานดำเนินการให้

เปิดหน้าจอการตั้งค่าสมาชิก

ในหน้าจอการตั้งค่าสมาชิก คุณสามารถแสดงรายชื่อสมาชิก เชิญสมาชิก และตั้งค่าบทบาทและสิทธิ์ได้ในที่เดียว

1. เปิด "การตั้งค่า" จากเมนูนำทาง
2. เลือก "การตั้งค่าสมาชิก"

ในรายการ คุณสามารถค้นหาด้วยชื่อหรืออีเมล และเรียงลำดับตามแต่ละคอลัมน์ได้ นอกจากบทบาทและสถานะของสมาชิกแต่ละคนแล้ว ยังดูคอลัมน์ต่อไปนี้ได้ด้วย

เชิญสมาชิก

สมาชิกใหม่จะถูกเชิญด้วยการระบุอีเมล สมาชิกที่ได้รับเชิญจะได้รับอีเมลเชิญ และเมื่อดำเนินการลงทะเบียนเสร็จสมบูรณ์ก็จะสามารถใช้งานพื้นที่ทำงานได้

1. คลิก "สร้างสมาชิก" ในหน้าจอการตั้งค่าสมาชิก
2. ป้อนอีเมลของสมาชิกที่ต้องการเชิญ
3. กรอก "ชื่อ"
4. เลือก "ภาษา"
5. เลือกบทบาทจาก "ผู้ดูแลระบบ" หรือ "สมาชิกทั่วไป"
6. ในกรณีสมาชิกทั่วไป ให้เลือก "เทมเพลตสิทธิ์" โดยค่าเริ่มต้นจะเลือก "นักการตลาด" ไว้
7. หากต้องการให้ต่างจากเทมเพลต ให้ปรับใน "ฟีเจอร์ที่ใช้ได้"
8. คลิก "บันทึกสมาชิก"

"ชื่อ" จะกลายเป็นค่าเริ่มต้นของชื่อโปรไฟล์ของผู้ที่คุณเชิญ เจ้าตัวเปลี่ยนเองได้ภายหลัง ส่วน "ภาษา" ใช้เป็นภาษาของอีเมลเชิญ เวลาเชิญสมาชิกจากสาขาต่างประเทศ กรุณาเลือกภาษาที่อีกฝ่ายอ่านออก

อีเมลเชิญจะถูกส่งไปยังอีเมลที่ป้อน คำเชิญมีอายุ 7 วันนับจากวันที่ส่ง หากหมดอายุแล้ว โปรดส่งอีเมลเชิญอีกครั้ง สิทธิ์ที่ตั้งค่าไว้จะมีผลเมื่อบุคคลนั้นลงทะเบียนเสร็จ

ประเภทของบทบาท

สมาชิกจะได้รับการกำหนดบทบาทเป็น "ผู้ดูแลระบบ" หรือ "สมาชิกทั่วไป" อย่างใดอย่างหนึ่ง บทบาทจะกำหนดขอบเขตของฟีเจอร์และการตั้งค่าที่ใช้ได้

ตั้งค่าสิทธิ์พร้อมกันด้วยเทมเพลตสิทธิ์

เทมเพลตสิทธิ์คือชุดสิทธิ์ของแต่ละฟีเจอร์ที่ตั้งชื่อไว้ เมื่อเลือกเทมเพลตให้สมาชิกทั่วไป เนื้อหาทั้งหมดจะถูกตั้งค่าพร้อมกัน เหมาะสำหรับกำหนดสิทธิ์เดียวกันให้สมาชิกที่ทำหน้าที่เดียวกัน

คุณเลือกเทมเพลตมาตรฐาน 4 แบบต่อไปนี้ได้ตั้งแต่เริ่มต้น

สมาชิกที่เลือกเทมเพลตจะแสดง "เชื่อมกับเทมเพลตอยู่" เมื่อแก้ไขเทมเพลต สิทธิ์ของสมาชิกที่เชื่อมอยู่จะเปลี่ยนตามไปด้วย

หลังจากเลือกเทมเพลตแล้ว หากเปลี่ยนสิทธิ์ของฟีเจอร์ด้วยตนเอง สมาชิกคนนั้นจะกลายเป็น "กำหนดเอง" การแก้ไขเทมเพลตจะไม่มีผลกับสมาชิกที่กำหนดเอง หากต้องการให้กลับไปตรงกับเทมเพลตเดิม ให้คลิก "กลับไปใช้เทมเพลต"

ผู้ดูแลระบบไม่ต้องตั้งค่าเทมเพลตสิทธิ์ เพราะใช้ได้ทุกฟีเจอร์

ตั้งค่าสิทธิ์การใช้งานแยกตามแต่ละฟีเจอร์

สิทธิ์ของสมาชิกทั่วไปตั้งค่าเป็นระดับว่า "ทำได้ถึงขั้นไหน" ในแต่ละฟีเจอร์ โดยตั้งค่าใน "ฟีเจอร์ที่ใช้ได้" ของหน้าจอแก้ไขสมาชิกและหน้าจอเชิญ

ระดับจะกว้างขึ้นตามลำดับต่อไปนี้ เมื่อเลือกระดับที่สูงกว่า จะรวมระดับที่ต่ำกว่าด้วย

ฟีเจอร์แบ่งเป็นแท็บตามหมวดเดียวกับเมนูนำทาง ระดับที่เลือกได้ของแต่ละฟีเจอร์มีดังนี้

ฟีเจอร์ที่ไม่ได้ทำเครื่องหมายเลยจะไม่แสดงในเมนูของสมาชิกคนนั้น หากปิดสวิตช์ที่อยู่ด้านบนของแท็บ (เช่น "แสดง "บัญชี" ในเมนู") จะปิดการใช้งานทุกฟีเจอร์ในแท็บนั้นพร้อมกัน

ในกล่องข้อความ "แก้ไข" ครอบคลุมการเปลี่ยนผู้รับผิดชอบและการเขียนความคิดเห็นภายใน ส่วนการส่งข้อความถึงเพื่อนต้องใช้ "ตอบกลับ"

รายการที่ตั้งค่าในแท็บ "อื่นๆ"

แท็บ "อื่นๆ" ใช้ตั้งค่ารายการที่เกี่ยวข้องกับหลายฟีเจอร์ โดยเปิดหรือปิดแต่ละรายการ

ไม่ว่าจะตั้งค่าสิทธิ์ไว้อย่างไร การเปลี่ยนการตั้งค่า LINE Official Account (การเชื่อมต่อ Webhook เป็นต้น) และการตั้งค่าพื้นที่ทำงาน (ชื่อพื้นที่ทำงาน คีย์ API การติดตาม เป็นต้น) ทำได้เฉพาะผู้ดูแลระบบเท่านั้น

การดำเนินการที่สิทธิ์ "แท็ก" อนุญาต

สิทธิ์ "แท็ก" อนุญาตให้สร้างและจัดการแท็กที่ติดให้เพื่อน รวมถึงการติดและถอดแท็กในหน้าจอแชท แท็กคือป้ายที่ติดให้เพื่อน และแท็กที่ติดในแชทก็จะถูกนับเป็นแท็กเดียวกันในรายชื่อเพื่อนและในเงื่อนไขของกลุ่มเป้าหมาย

กำหนดขอบเขตที่ดูแลได้ในแชท

สำหรับสมาชิกทั่วไปที่ใช้แชท คุณตั้งค่าได้ว่าจะดูแล LINE Official Account ใด และดูการสนทนาใดได้บ้าง โดยตั้งค่าในแท็บ "แชท" ของ "ฟีเจอร์ที่ใช้ได้" สมาชิกที่ไม่มีสิทธิ์กล่องข้อความจะตั้งค่านี้ไม่ได้

สำหรับสมาชิกที่เลือก "เฉพาะการสนทนาที่ตนเองรับผิดชอบ" การสนทนาและเพื่อนที่ไม่ได้รับผิดชอบจะไม่แสดงในกล่องข้อความ รายชื่อเพื่อน การค้นหา และการแจ้งเตือน เมื่อถูกถอดจากการรับผิดชอบ การสนทนานั้นจะหายไปในการโหลดครั้งถัดไป

ส่วนเพื่อนที่แสดงในหน้าจอของฟีเจอร์อื่น เช่น สมาชิกของกลุ่มเป้าหมายหรือผู้รับบรอดแคสต์ จะเป็นไปตามสิทธิ์ของฟีเจอร์นั้น หากต้องการจำกัดสมาชิกให้เห็นเฉพาะการสนทนาที่รับผิดชอบ โปรดทบทวนสิทธิ์ของฟีเจอร์อื่นไปพร้อมกัน

สร้างและแก้ไขเทมเพลตสิทธิ์

นอกจากเทมเพลตมาตรฐาน 4 แบบแล้ว คุณยังสร้างเทมเพลตสิทธิ์ของพื้นที่ทำงานเองได้ การจัดการเทมเพลตทำได้จาก "เทมเพลตสิทธิ์" ในหน้าจอการตั้งค่าสมาชิก

สร้างเทมเพลต

เทมเพลตใหม่สร้างได้โดยกำหนดชื่อและฟีเจอร์ที่ใช้ได้

1. คลิก "เทมเพลตสิทธิ์" ในหน้าจอการตั้งค่าสมาชิก
2. คลิก "สร้างเทมเพลต"
3. กรอก "ชื่อเทมเพลต" และ "คำอธิบาย"
4. ตั้งค่าระดับของแต่ละฟีเจอร์ใน "ฟีเจอร์ที่ใช้ได้"
5. คลิก "บันทึก"

หากต้องการสร้างจากเทมเพลตที่มีอยู่ ให้เลือก "ทำสำเนา" จากเมนูของแถวในรายการ เทมเพลตมาตรฐานแก้ไขไม่ได้ เมื่อต้องการเปลี่ยนเนื้อหาให้ทำสำเนาแล้วใช้งาน

แก้ไขเทมเพลต

เมื่อแก้ไขเทมเพลต สิทธิ์ของสมาชิกทุกคนที่เชื่อมอยู่จะเปลี่ยนทันที เมื่อบันทึกเทมเพลตที่มีสมาชิกเชื่อมอยู่ จะมีกล่องโต้ตอบให้ยืนยันจำนวนสมาชิกที่ได้รับผล

คอลัมน์ "สมาชิกที่เชื่อมอยู่" ในรายการแสดงจำนวนสมาชิกที่เชื่อมกับเทมเพลตนั้น

ลบเทมเพลต

เมื่อลบเทมเพลตที่มีสมาชิกเชื่อมอยู่ คุณจะเลือกสิทธิ์หลังจากลบ

เปลี่ยนการตั้งค่าของสมาชิก

บทบาท สิทธิ์ และสถานะของสมาชิกที่มีอยู่ สามารถเปลี่ยนได้ตลอดเวลา

1. เลือกสมาชิกเป้าหมายจากรายชื่อสมาชิก
2. เปลี่ยนรายการที่จำเป็น
3. คลิก "บันทึกสมาชิก"

รายการที่เปลี่ยนได้

หน้าจอแก้ไขยังมีส่วน "ผู้รับข้อความทดสอบ" ด้วย ผู้ดูแลระบบสามารถลงทะเบียนหรือยกเลิกผู้รับข้อความทดสอบของสมาชิกคนนั้นแยกตามแต่ละบัญชี LINE Official Account ได้ เงื่อนไขการลงทะเบียนและวิธีใช้งานผู้รับข้อความทดสอบที่ลงทะเบียนไว้ อธิบายไว้ใน การลงทะเบียนและใช้งานผู้รับข้อความทดสอบ

ดำเนินการกับสมาชิกหลายคนพร้อมกัน

เมื่อใช้ช่องทำเครื่องหมายในรายชื่อสมาชิกเพื่อเลือกสมาชิกหลายคน คุณสามารถดำเนินการพร้อมกันได้ สะดวกเมื่อต้องการจัดระเบียบสมาชิกจำนวนมากในคราวเดียว การดำเนินการแบบกลุ่มมี 5 อย่างดังนี้

หากเลือกเฉพาะสมาชิกที่ไม่อยู่ในเงื่อนไข ระบบจะแจ้งเหตุผลด้วยข้อความแจ้งเตือน (เช่น "ไม่มีสมาชิกที่สามารถเปลี่ยนสถานะได้ (สมาชิกที่อยู่ระหว่างการเชิญหรืออยู่ในสถานะเดียวกันอยู่แล้วจะไม่ถูกนับรวม)") หากไม่สำเร็จเพียงบางส่วน จะแจ้งจำนวนรายการที่ไม่สำเร็จให้ทราบด้วย

จัดการสมาชิกที่อยู่ระหว่างการเชิญ

สมาชิกที่ยังลงทะเบียนไม่เสร็จจะแสดงเป็น "รอตอบรับคำเชิญ" ในรายการ ส่วนสมาชิกที่ยังไม่ได้ส่งอีเมลคำเชิญจะแสดงเป็น "ยังไม่ได้ส่งอีเมลคำเชิญ" (เช่น สมาชิกที่ย้ายมาจาก CONNECT)

คำเชิญที่ส่งแล้วจะแสดงวันหมดอายุในรายการ ("ใช้ได้ถึง ...") คำเชิญมีอายุ 7 วันนับจากวันที่ส่ง เมื่อเลยกำหนดจะแสดง "คำเชิญหมดอายุ" โปรดส่งอีเมลเชิญอีกครั้ง หากส่งผิดที่อยู่ หรือต้องการเลิกเชิญ กรุณายกเลิกคำเชิญ

หยุดการใช้งานของสมาชิกหรือลบสมาชิก

เมื่อต้องการหยุดการใช้งานของสมาชิกเพราะลาออกหรือย้ายหน้าที่ มี 2 วิธี คือระงับการใช้งานและลบ ทั้งสองวิธีทำให้สมาชิกคนนั้นเข้าถึงพื้นที่ทำงานไม่ได้ ส่วนการสนทนาที่รับผิดชอบและข้อมูลที่สร้างไว้จะยังคงอยู่เหมือนเดิม

ระงับการใช้งานของสมาชิก

เมื่อต้องการหยุดการใช้งานชั่วคราว หรืออาจให้กลับมาใช้ภายหลัง ให้ระงับการใช้งาน

1. เลือกสมาชิกเป้าหมายจากรายชื่อสมาชิก
2. เปลี่ยนสถานะเป็น "ระงับการใช้งาน"
3. คลิก "บันทึกสมาชิก"

หากใช้ช่องทำเครื่องหมายในรายชื่อสมาชิก ก็เปลี่ยนสมาชิกหลายคนพร้อมกันได้ด้วย "เปลี่ยนเป็นระงับการใช้งาน" เมื่อต้องการให้กลับมาใช้งานอีกครั้ง ให้เปลี่ยนกลับเป็น "ใช้งานอยู่" ด้วยขั้นตอนเดียวกัน

ลบสมาชิก

เมื่อต้องการให้สมาชิกหายไปจากรายชื่อสมาชิก ให้ลบ ลบได้ทั้งสมาชิกที่ใช้งานอยู่และสมาชิกที่ระงับการใช้งาน

1. ในรายชื่อสมาชิก เปิดเมนูของแถวสมาชิกเป้าหมาย
2. เลือก "ลบสมาชิก"
3. คลิก "ลบ" ในกล่องโต้ตอบยืนยัน

การสนทนาที่สมาชิกที่ถูกลบรับผิดชอบจะยังคงมีผู้รับผิดชอบเป็นคนเดิม ในกล่องข้อความ ให้เลือกสมาชิกที่แสดงเป็น "ชื่อ (ลบแล้ว)" ในตัวกรอง "ผู้รับผิดชอบ" เพื่อค้นหาการสนทนาเหล่านั้น แล้วเปลี่ยนผู้รับผิดชอบตามความจำเป็น สมาชิกคนนั้นจะไม่ถูกนับในจำนวนสมาชิกที่เชื่อมกับเทมเพลตสิทธิ์อีก

เมื่อเชิญสมาชิกที่ถูกลบอีกครั้ง เจ้าตัวจะกลับมาเป็นสมาชิกคนเดิมเมื่อลงทะเบียนเสร็จ ส่วนบทบาทและสิทธิ์จะเป็นไปตามที่ตั้งค่าในคำเชิญใหม่

คุณลบตนเองไม่ได้ และเมื่อมีผู้ดูแลระบบเพียงคนเดียว ก็ลบผู้ดูแลระบบคนนั้นไม่ได้เช่นกัน

เมื่อทำไม่สำเร็จ

รวบรวมปัญหาที่พบบ่อยในการจัดการสมาชิกและวิธีแก้ไข