ナレッジベースの管理方法

ナレッジベースは、自社の資料をアップロードしてAIエージェントの回答の元ネタにする機能です。商品カタログやFAQ、社内マニュアルなどを登録しておくと、エージェントがその内容を踏まえてお客様やメンバーに応答します。この記事では、ナレッジベースへの資料の登録と管理の方法を説明します。

ナレッジベースとは

ナレッジベースは、AIエージェントが回答の参考にする資料の保管場所です。PDFファイルをアップロードすると、エージェントが自動でその中身を読み取り、関連する質問に対して資料の内容を踏まえて回答します。

エージェントに任せられること、ユーザーが行うことは次の通りです。

つまりユーザーの仕事は「読ませたい資料を登録すること」だけです。どの資料をいつ参照するかはエージェントが判断します。

ナレッジベース画面を開く

ナレッジベースの管理画面は、ナビゲーションメニューの 「自動化」 からアクセスします。

1. ナビゲーションメニューで 「自動化」 を開きます
2. 「ナレッジベース」 をクリックします
3. アップロード済みの資料の一覧が表示されます

資料をアップロードする

参考にしてほしい資料は、PDFファイルとしてアップロードします。アップロードした資料は自動で読み取り処理が始まり、処理が終わるとエージェントが参照できるようになります。

アップロードの手順

1. 「ファイルをアップロード」 をクリックします
2. アップロード画面が開きます
3. ファイルを枠内にドラッグ&ドロップするか、「ファイルを選択」 からPDFを選びます
4. 「この内容で登録」 をクリックします

複数のファイルをまとめて登録できます。登録後は一覧に追加され、自動で読み取り処理が進みます。

アップロードの制限

アップロードできるファイルには次の制限があります。

PDF以外のファイルや、50MBを超えるファイルはアップロードできません。

資料の処理状態

アップロードした資料は、エージェントが読み取れる状態になるまで自動で処理されます。処理の進み具合は一覧のステータスで確認できます。

エージェントが回答に利用できるのは、ステータスが 「完了」 になった資料だけです。アップロード直後は処理に少し時間がかかる場合があります。

資料の一覧を確認する

一覧画面では、登録済みの資料の名前やサイズ、最終更新日時を一覧で確認できます。資料が増えてきたら、検索で目的のファイルを素早く見つけられます。

検索ボックスにファイル名を入力すると、一覧を絞り込めます。

資料を削除する

不要になった資料は一覧から削除できます。削除すると、その資料はエージェントの参照対象から外れます。

1. 削除する資料を選択します
2. 削除の操作を行うと、確認画面が表示されます
3. 確認画面で 「削除」 をクリックします

削除は元に戻せません。エージェントに参照を続けてほしい資料は削除しないように注意してください。

ナレッジベースとタグ・セグメントの違い

ナレッジベースは「エージェントが読む資料」を管理する機能で、友だちの絞り込みに使うタグやセグメントとは目的が異なります。混同しないよう、それぞれの役割を整理します。

ナレッジベースは回答の中身に関わる機能で、タグやセグメントは「誰に届けるか」を決める機能です。

うまくいかないときは

アップロードや回答がうまくいかないときは、ファイルの形式と処理状態をまず確認してください。

それでも解決しない場合は、サポートにお問い合わせください。