ナレッジベースは、自社の資料やウェブページを登録してAIエージェントの回答の元ネタにする機能です。商品カタログやFAQ、社内マニュアル、ヘルプページなどを登録しておくと、エージェントがその内容を踏まえてお客様やメンバーに応答します。この記事では、ナレッジベースへの登録と管理の方法を説明します。
ナレッジベースとは
ナレッジベースは、AIエージェントが回答の参考にする資料の保管場所です。ファイルのアップロード、テキストの貼り付け、ウェブページの取り込みで資料を登録すると、エージェントが自動でその中身を読み取り、関連する質問に対して資料の内容を踏まえて回答します。
エージェントに任せられること、ユーザーが行うことは次の通りです。
| 役割 | 内容 |
|---|---|
| エージェントが行う | 登録した資料の読み取り、質問に応じた該当箇所の検索、回答への反映 |
| ユーザーが行う | 参考にしてほしい資料の登録と整理 |
つまりユーザーの仕事は「読ませたい資料を登録すること」だけです。どの資料をいつ参照するかはエージェントが判断します。
ナレッジベース画面を開く
ナレッジベースの管理画面は、ナビゲーションメニューの 「自動化」 からアクセスします。
- ナビゲーションメニューで 「自動化」 を開きます
- 「ナレッジベース」 をクリックします
- 登録済みの資料の一覧が表示されます
資料を登録する
資料の登録方法は、ファイルのアップロード・テキストの貼り付け・ウェブサイトの取り込みの3通りです。 「ファイルをアップロード」 をクリックすると登録画面が開き、タブで方法を切り替えられます。
ファイルをアップロードする
「ファイル」 タブで、ファイルを枠内にドラッグ&ドロップするか、 「ファイルを選択」 から選び、 「この内容で登録」 をクリックします。複数のファイルをまとめて登録できます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 対応形式 | PDF・テキスト・Markdown・CSV（FAQ）・Word |
| 最大ファイルサイズ | 50MB |
テキストを貼り付ける
「テキスト貼り付け」 タブでは、名前を付けてテキストを直接貼り付けられます。ファイルにするほどではない短い情報（営業時間、キャンペーンの概要など）を手早く登録したいときに便利です。
ウェブサイトを取り込む
「ウェブサイト」 タブでは、名前とURLを指定してウェブページを取り込めます。指定したページ1件を取り込みます。自社サイトのFAQページや商品ページの内容をエージェントに参照させたいときに使います。
取り込んだウェブページは、一覧の 「再取得」 でいつでも最新の内容に更新できます。ページを更新したら再取得しておくと、エージェントの回答も最新の内容に追随します。
CSVでFAQを一括登録する
「CSV（FAQ）」 形式を使うと、よくある質問と回答のセットを一括で登録できます。
- 登録画面の 「CSVテンプレートをダウンロード」 でテンプレートを取得します
- 質問と回答（必須）、必要に応じてキーワード・カテゴリ・リンクURL・備考を記入します
- CSVをアップロードし、 「CSVの列をマッピング」 で各項目に対応する列を選びます
- プレビューで内容を確認して登録します
資料の処理状態
登録した資料は、エージェントが読み取れる状態になるまで自動で処理されます。処理の進み具合は一覧のステータスで確認できます。
| ステータス | 意味 |
|---|---|
| 処理待ち | 登録が完了し、読み取りの開始を待っている状態 |
| 処理中 | 資料を読み取っている最中の状態 |
| 完了 | 読み取りが終わり、エージェントが参照できる状態 |
| 失敗 | 読み取り中に問題が発生した状態 |
エージェントが回答に利用できるのは、ステータスが 「完了」 になった資料だけです。登録直後は処理に少し時間がかかる場合があります。
資料の一覧を確認する
一覧画面では、登録済みの資料の名前・種別・サイズ・最終更新日時を確認できます。資料が増えてきたら、検索で目的の資料を素早く見つけられます。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 名前 | 登録した資料の名前 |
| 種別 | PDF・テキスト・Markdown・CSV（FAQ）・Word・ウェブのいずれか |
| サイズ | ファイルの容量 |
| URL | ウェブ取り込みの場合の取得元URL |
| 最終更新 | 最後に更新された日時 |
検索ボックスに名前を入力すると、一覧を絞り込めます。ファイルは 「ダウンロード」 から取得できます。
エージェントが読み取った内容を確認する
一覧の 「プレビュー」 で、エージェントが実際に参照するテキストを確認できます。
プレビューには、資料から抽出・分割されたテキストが表示されます。「回答に反映されない」「意図と違う答えが返る」ときは、プレビューで資料の内容が正しく読み取られているかを確認すると、原因の切り分けに役立ちます。図表や画像が中心の資料は、テキストとして抽出できる情報が少ないことがあります。
資料を削除する
不要になった資料は一覧から削除できます。削除すると、その資料はエージェントの参照対象から外れます。
- 削除する資料を選択します
- 削除の操作を行うと、確認画面が表示されます
- 確認画面で 「削除」 をクリックします
削除は元に戻せません。エージェントに参照を続けてほしい資料は削除しないように注意してください。
ナレッジベースとタグ・セグメントの違い
ナレッジベースは「エージェントが読む資料」を管理する機能で、友だちの絞り込みに使うタグやセグメントとは目的が異なります。混同しないよう、それぞれの役割を整理します。
| 機能 | 役割 |
|---|---|
| ナレッジベース | AIエージェントが回答に使う資料を登録する |
| タグ | 友だち一人ひとりに付ける目印。属性や興味で分類する |
| 配信先のセグメント | 条件を組み合わせて配信対象の友だちを絞り込む |
ナレッジベースは回答の中身に関わる機能で、タグやセグメントは「誰に届けるか」を決める機能です。
うまくいかないときは
登録や回答がうまくいかないときは、ファイルの形式と処理状態をまず確認してください。
| 症状 | 対処方法 |
|---|---|
| アップロードに失敗する | 対応形式（PDF・テキスト・Markdown・CSV・Word）か、サイズが50MB以下かを確認してください |
| 処理が「失敗」になる | ファイルが破損していないかを確認し、もう一度登録してください |
| ウェブページを取り込めない | URLが正しいか、ページが公開されているかを確認してください。ログインが必要なページは取り込めません |
| 資料の内容が回答に反映されない | ステータスが 「完了」 になっているかを確認し、 「プレビュー」 で内容が正しく読み取られているかを確認してください |
| ウェブページの更新が反映されない | 一覧の 「再取得」 で最新の内容を取り込み直してください |
それでも解決しない場合は、サポートにお問い合わせください。