定型文は、チャットでよく使うメッセージをあらかじめ登録し、受信トレイから素早く呼び出して送信できる機能です。この記事では、定型文の作成・整理・管理と、受信トレイでの使い方を説明します。
定型文でできること
定型文を使うと、挨拶やよくある質問への回答といった繰り返し使う文章をテンプレート化し、ワンクリックで呼び出して送信できます。対応のスピードと品質のばらつきを抑えられます。
- よく使うメッセージを登録して、受信トレイから素早く送信する
- 事前に作成した自動送信メッセージを、定型文として呼び出して送信する
- フォルダーで分類し、増えてきた定型文を整理する
この機能を使うための条件
定型文を利用するには、Lumoにログインし、LINE公式アカウントが接続されている必要があります。
- Lumoにログインしていること
- LINE公式アカウントが接続されていること
定型文に登録できる内容
定型文には、テキストと自動送信メッセージの2種類を登録できます。
| 種類 | 説明 |
|---|---|
| テキスト | 通常のテキストメッセージです |
| 自動送信メッセージ | 事前に作成した自動送信メッセージ（複数メッセージのまとまり）を呼び出して送信します |
自動送信メッセージを定型文に登録するには、その自動送信メッセージを先に作成しておく必要があります。
定型文管理画面を開く
定型文の作成や整理は、定型文管理画面で行います。ナビゲーションメニューの 「チャット」 内、「チャット設定」 にある 「定型文」 をクリックすると開きます。
定型文を作成する
新しい定型文は、定型文管理画面から作成します。
- 「定型文を作成」 をクリックします
- 「名前」 を入力します
- 「応答内容」 で 「テキスト」 または 「自動送信メッセージ」 を選びます
- テキストの場合は本文を入力し、自動送信メッセージの場合は登録済みの自動送信メッセージを選択します
- 必要に応じて所有アカウントやフォルダーを設定します
- 「保存」 をクリックします
定型文をフォルダーで整理する
定型文が増えてきたら、フォルダーを作成して分類できます。フォルダーは定型文管理画面から作成・管理します。
フォルダーを作成する
- 定型文管理画面で 「フォルダーを作成」 をクリックします
- フォルダー名を入力して保存します
定型文をフォルダーに移動する
- 移動したい定型文のチェックボックスを選択します
- 「フォルダーに移動」 を選び、移動先のフォルダーを指定します
- フォルダーから出す場合は 「フォルダー外に移動」 を選びます
定型文を編集する
登録済みの定型文は、いつでも内容を更新できます。
- 定型文管理画面で、編集したい定型文をクリックします
- 名前や内容を変更します
- 「保存」 をクリックします
定型文を複製する
似た内容の定型文を効率よく作りたいときは、既存の定型文を複製できます。一覧で複製したい定型文のメニューから 「複製」 を選ぶと、内容をコピーした定型文が新しく作成されます。
定型文を削除する
不要になった定型文は、一覧から削除できます。削除した定型文は復元できないため、操作前に内容を確認してください。
- 削除したい定型文のチェックボックスを選択します（複数を同時に選べます）
- 「削除」 をクリックします
- 確認ダイアログで 「削除する」 をクリックします
受信トレイで定型文を使う
登録した定型文は、受信トレイのメッセージ入力エリアから呼び出して送信できます。テキストと自動送信メッセージのどちらも、定型文の選択画面から選びます。
テキストの定型文を送信する
- メッセージ入力エリアの 「定型文」 をクリックします
- 「定型文を選択」 の画面で、「定型文」 タブから使いたい定型文を選びます
- 「この定型文を挿入」 をクリックすると、本文がメッセージ入力欄に挿入されます
- 必要に応じて内容を編集してから送信します
自動送信メッセージの定型文を送信する
- メッセージ入力エリアの 「定型文」 をクリックします
- 「自動送信メッセージ」 タブを開き、送信したい自動送信メッセージを選びます
- 「プレビュー」 で内容を確認します
- 「この自動送信メッセージを送信」 をクリックします
定型文を検索する
選択画面の検索欄に名前や本文のキーワードを入力すると、目的の定型文を素早く絞り込めます。
定型文とタグの違い
定型文は「送る文章」をテンプレート化する機能で、タグは「友だちを分類するラベル」です。役割が異なるため、混同しないようにしましょう。
| 機能 | 役割 |
|---|---|
| 定型文 | よく使うメッセージを登録し、受信トレイで呼び出して送信する |
| タグ | 友だちに付けて分類する。受信トレイの絞り込みやセグメントの条件に使える |
タグはチャット（受信トレイ）の友だち情報パネルからも付け外しできます。配信先を絞り込む「セグメント」はタグとは別の概念で、定型文はどちらとも独立した機能です。
活用例
定型文は、繰り返し発生する対応をテンプレート化する場面で効果を発揮します。
| 活用例 | 内容 |
|---|---|
| 挨拶メッセージ | 初回対応の挨拶文を登録し、統一された対応を行う |
| よくある質問への回答 | 頻出の質問への回答を登録し、素早く正確に返信する |
| 案内メッセージ | 営業時間・住所・予約方法などの案内文を登録し、繰り返し使う |
| フォローアップ | 問い合わせ対応後のお礼メッセージを登録し、対応品質を高める |
うまくいかないときは
定型文に関するよくあるトラブルと対処方法をまとめます。
- 定型文が見つからない: 選択画面の検索欄で名前やキーワードを検索するか、フォルダーの中を確認してください
- 自動送信メッセージを選べない: その自動送信メッセージが事前に作成されているかを確認してください
- 定型文が送信できない: テキストの場合はメッセージ入力欄に挿入されているか、自動送信メッセージの場合はプレビューで内容を確認してから送信してください